Veelgesteld vragen

Hoe maak ik mijn organisatie AVG-bestendig?

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing voor alle organisaties die van persoonsgegevens gebruikmaken, dus dit raakt ook uw organisatie of vereniging.

Ondersteuning nodig?

  • In de BUCH-gemeenten worden meerdere bijeenkomsten  georganiseerd over dit onderwerp. Houd hiervoor de website van de vrijwilligersacademie in de gaten. Heeft u interesse in een volgende training of individuele ondersteuning? Stuur een mail naar: s.wijsman@vipuitgeest.nl
  • Via het Vrijwilligerspunt Westfriesland kunnen wij vanuit het Vrijwilligers Informatie Punt Uitgeest 50% korting bieden op het AVG-programma ontwikkeld door de stichting AVG voor verenigingen. Heeft u interesse neem dan contact op met Sigrid Wijsman: s.wijsman@vipuitgeest.nl, 06 48500912.Wat de kosten zijn voor het gebruik van het AVG-programma hangt af van de omvang van je vereniging of stichting. Zijn er geen medewerkers in dienst (dus geen betaalde krachten), dan kost het programma € 250 per jaar (met korting € 125). Zijn er wel medewerkers in dienst, dan is het bedrag afhankelijk van het aantal. Meer informatie vindt u hier.
  • Het NOV heeft een 7-stappenplan ontwikkeld dat u op weg helpt met het opstellen van privacybeleid, het bewaren van persoonsgegevens, het informeren van vrijwilligers hoe om te gaan met gegevens en het melden van datalekken.
  • Team sportservice Noord-Holland biedt een training: Uw sportvereniging AVG proof?

Hoe regel ik medezeggenschap van vrijwilligers?

Als organisatie kunt u uw vrijwilligersbeleid verbeteren en de betrokkenheid van vrijwilligers versterken door de dialoog met de vrijwilligers goed te organiseren.

Als vrijwilliger kunt u meer betekenen voor de organisatie waarvoor u zich inzet.  Dat kan door deel te nemen aan verschillende vormen van medezeggenschap.

Meer informatie is te vinden op: http://www.medezeggenschapvrijwilligers.nl/

Hoe maak ik mijn organisatie veilig?

De gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo vinden het belangrijk dat vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties veilig hun werk kunnen doen en dat vrijwilligersorganisaties een beleid hebben op het gebied van sociale veiligheid. Daarvoor hebben de vrijwilligerssteunpunten in de vier gemeenten een aantal instrumenten ontwikkeld. Die kunnen de vrijwilligersorganisaties helpen het beleid goed op te zetten.  

Onderzoek heeft aangetoond dat een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) voor vrijwilligers bijdraagt aan de veiligheid binnen een vrijwilligersorganisatie. Met zo’n verklaring toont de vrijwilliger aan dat hij niet veroordeeld is voor ernstige delicten, zoals een zeden- of geweldsdelict. 

Per 1 november 2018 wordt de landelijke regeling Gratis VOG uitgebreid. Voor alle vrijwilligers die werken met mensen in een afhankelijkheids- en risicovolle situatie wordt de VOG gratis beschikbaar. De vrijwilligersorganisaties die beleid hebben ontwikkeld en afspraken hebben gemaakt over het voorkomen van (seksueel) overschrijdend gedrag komen daarvoor in aanmerking.

Voorwaarden verkrijgen gratis Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) BUCH gemeenten: 
Als een vrijwilligersorganisatie gebruik wil maken van de Regeling Gratis VOG van de BUCH gemeenten moet zij voldoen aan een aantal voorwaarden: 

  • De organisatie staat ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. 
  • De organisatie is een echte vrijwilligersorganisatie (heeft geen winstoogmerk en is niet actief op een concurrerende markt).
  • De organisatie bestaat voor 70% uit vrijwilligers. 
  • De organisatie valt buiten de huidige landelijke regeling gratis VOG voor organisaties. waarvan de vrijwilligers met minderjarigen of met mensen met een beperking werken. 
  • De organisatie kan aantonen dat er preventief beleid is om (seksueel) grensoverschrijdend gedrag te voorkomen.  
  • De vergoeding wordt aangevraagd voor ’kwetsbare’ vrijwilligersfuncties onder meer: penningmeesterschap, één-op-één contacten en fondsenwervers. 

Hoe maakt u preventief beleid? 
Een goed aannamebeleid voor vrijwilligers, het samen vaststellen van omgangsregels en het informeren van alle betrokkenen in uw organisatie, het zijn stappen waarmee u preventief beleid vorm geeft in uw organisatie.  Met het volgende stappenplan zet u uw organisatie als veilige organisatie op de kaart en dat geeft vertrouwen aan alle betrokkenen. 

Stap 1: Maak het ongewenst gedrag bespreekbaar
Ongewenst gedrag  kan  bij elke organisatie of vereniging voorkomen. Daarom is het belangrijk het onderwerp bespreekbaar te maken in de organisatie.  Zet als bestuur het onderwerp minstens één keer per jaar op de agenda. Vertel bijvoorbeeld tijdens een algemene ledenvergadering of een vrijwilligersbijeenkomst wat jullie doen op dit gebied. Door steeds opnieuw aandacht te geven aan het voorkomen van seksueel ongewenst gedrag en misbruik, verkleint u de kans dat het gebeurt. 

Stap 2:  Maak een risicoanalyse
Bij een risicoanalyse  gaat het erom te kijken wie wanneer en waar in de gelegenheid is ongewenst gedrag te vertonen en wie wanneer en waar kwetsbaar is. Bewustwording van het bestuur, begeleiders, vrijwilligers en de cultuur binnen de organisatie zijn hierbij belangrijk. Als u de risico’s kent kunt u aan de slag met preventie. Dus hoe u voorkomt dat er risicovolle situaties ontstaan. 

Stap 3:  Maak gedragsregels en omgangsregels
De omgangsregels maakt u voor de hele organisatie: voor vrijwilligers, medewerkers, deelnemers, bestuur, echt iedereen. Het belangrijkste doel ervan is respect voor elkaar.
Door over omgangregels te praten, heeft u het automatisch ook over veiligheid binnen de organisatie. Op een positieve manier. Iedereen weet dan wat de normen zijn, dus weet iedereen ook wat ongewenst gedrag is. 

Gedragsregels (ook wel gedragscode genoemd) maakt u voor begeleiders, dus voor vrijwilligers die een verantwoordelijkheid hebben voor deelnemers zoals bijvoorbeeld kinderen, jongeren of mensen met een verstandelijke beperking. Gedragsregels zijn, anders dan omgangsregels, afdwingbaar.  

Stap 4:  Maak een aanstellingsbeleid
Veiligheid in uw vrijwilligersorganisatie begint al met het kiezen van goede vrijwilligers. Als u gaat werven, wees dan kritisch tijdens de sollicitatiegesprekken. Beter iemand afwijzen als u twijfelt, dan het risico lopen dat het misgaat. Wees duidelijk over uw verwachtingen, ook naar bestaande vrijwilligers. Zorg dat iedereen de gedragsregels tekent. En vraag naar of bied een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan bij kwetsbare functies of doelgroepen. 

Stap 5:  Ontwikkel een Meldprotocol en stel een Vertrouwens(contact)persoon aan
Met een meldprotocol zet u precies op een rij wat er moet gebeuren als het een keer mis gaat. Door dit vooraf te doen voorkomt u misverstanden en verwarring. Daar komt nog bij dat het voor veel mensen, zoals ouders en familie, een gerust gevoel geeft dat zoiets goed geregeld is.
Met een vertrouwens(contact)persoon is er iemand in de organisatie waar iedereen met vragen of twijfels terecht kan. Ook bijvoorbeeld ouders en deelnemers aan de activiteiten. Als u een vertrouwens(contact)persoon hebt, maakt u duidelijk dat veiligheid in uw organisatie serieus neemt. 

Stap 6:  Informeer alle betrokkenen over het beleid
Informeer iedereen die betrokken is bij uw organisatie of vereniging over het beleid omtrent ongewenst gedrag en de preventie daarvan. Zorg dat het bestuur, de personeelsleden en vrijwilligers de gemaakte afspraken kennen. Stel ook leden, bezoekers, cliënten op de hoogte. Betrek ze waar mogelijk in de besluitvorming en zorg uiteindelijk voor heldere voorlichting over de noodzaak van preventief beleid. Denk hierbij aan website, nieuwsbrieven, posters, informatieavond, gadgets, brochures etc. 

Toolkits
Er zijn verschillende toolkits ontwikkeld waar veel voorbeelden te vinden zijn van onder meer:  risicoanalyses, omgangsregels, gedragscodes, meldprotocollen etc.  

de toolkit ‘In veilige handen’
de toolkit ‘Beleid seksuele intimidatie in de sport’
de toolkit ‘Een veilige kerk’ 

Vertrouwenspersoon voor vrijwilligersorganisaties in de BUCH 
Voor organisaties en verenigingen die (nog) geen eigen Vertrouwenspersoon hebben of bewust een Vertrouwenspersoon buiten de organisatie willen kiezen om drempels te verlagen, is het mogelijk om hun vrijwilligers, leden, cliënten te wijzen op de mogelijkheid hun verhaal te doen en adviezen te krijgen over hoe verder te handelen, bij een externe (kosteloze) deskundige Vertrouwenspersoon. 

Vertrouwenspersoon voor de gemeenten Uitgeest en Castricum:
Zita Onderwijzer, sociaal Raadsvrouw SOCIUS
e-mail: zonderwijzer@socius-md.nl
telefoon: 088 8876900 

Vertrouwenspersoon Voor de gemeenten Bergen en Heiloo:
Lilian van Beek, maatschappelijkwerker MEE & de Wering
e-mail: l.vanBeek@meewering.nl
telefoon: 088  0075000  

Ondersteuning door Steunpunten Vrijwilligerswerk
De vier steunpunten voor vrijwilligerswerk in Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo bieden ondersteuning bij het maken van preventief beleid.
Deze ondersteuning bestaat uit:

  • Informatieverstrekking door de steunpunten via hun websites, nieuwsbrieven en mediaberichten.
  • Trainingen via de Vrijwilligersacademie in de verschillende gemeenten. De eerste training start woensdag 26 september.
  • Individuele ondersteuning van vrijwilligersorganisaties.

Voor meer informatie of een ondersteuningsvraag:

Vrijwilligers Informatie Punt Uitgeest
Sigrid Wijsman; 06 48500912, s.wijsman@vipuitgeest.nl

Vrijwilligers Centrale in Bergen
Carlo Tamis; 072 5191600, c.tamis@vcra.nl

Steunpunt Vrijwilligerswerk Castricum
Irene Zijlstra; 0251 656562, i.zijlstra@welzijncastricum.nl

Vrijwilligers Informatie Punt Heiloo
Sigrid Wijsman; 06 48500912, s.wijsman@vipheiloo.nl

 

Hoe maak ik vrijwilligersbeleid?

Het vastleggen van het vrijwilligersbeleid is noodzakelijk om helderheid te creëren omtrent het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie. Daarnaast vereist vrijwilligersbeleid ook onderhoud. Voor het verbeteren van het vrijwilligerswerk is het nodig dat het betreffende beleid regelmatig geëvalueerd en bijgesteld kan worden.

Op de website vrijwilligerswerk.nl  zijn verschillende handboeken en informatie te vinden die kunnen ondersteunen bij het maken en onderhouden van vrijwilligersbeleid.

Zijn er voorwaarden waaraan een vacature moet voldoen?

Vacatures die binnenkomen bij het Vrijwilligers Informatie Punt Uitgeest, worden getoetst aan de hand van de onderstaande criteria. Deze zijn opgesteld door de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV).

Functie-eisen
Vrijwilligerswerk dient voor een grote groep mensen toegankelijk te zijn. Daarom worden geen opleidingseisen gesteld (behalve, indien noodzakelijk, rijbewijs of EHBO-diploma). Bij ervarings-, sekse- en leeftijdseisen moet de reden hiervoor acceptabel zijn (bijvoorbeeld vrouwen in een blijf-van-mijn-lijf-huis).

Begeleiding en overleg
Er is een vast contactpersoon die ondersteuning en begeleiding biedt. Er moet een mogelijkheid zijn voor onderling overleg met andere vrijwilligers. Het takenpakket van de vrijwilliger dient duidelijk omschreven te zijn.

Tijdsduur
De organisatie mag van de vrijwilliger maximaal 20 uur per week inzet vragen.
De vrijwilliger kan uiteraard zelf bepalen of zij/hij meer uren wil werken.

Uitsluitingen
Er wordt niet bemiddeld voor profit-organisaties.
Er wordt niet bemiddeld voor privé personen.
Het vrijwilligerswerk mag niet het karakter van onbetaalde arbeid hebben.
Het vrijwilligerswerk mag geen bezuinigingsmaatregel ten opzichte van betaalde arbeid zijn.

Wat houdt een vrijwilligersovereenkomst in?

In een vrijwilligersovereenkomst staan afspraken tussen de vrijwilliger en de organisatie. Bijvoorbeeld over de werkzaamheden, een eventuele onkostenvergoeding, proefperiode, opzegtermijn, enzovoort. Niet alle vrijwilligersorganisaties werken met een overeenkomst. Het is niet verplicht, maar het is aan te raden. Klik hier voor een modelovereenkomst.

 

 

Waar kan ik een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aanvragen?

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat uw gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. Justis screent (rechts)personen die een VOG aanvragen en geeft de VOG’s af.

U kunt een VOG op drie manieren aanvragen:

Werkt uw vrijwilligersorganisatie met jongeren en/of mensen met een verstandelijke beperking?  Als de organisatie zich aanmeldt op de website gratisvog.nl, dan kunnen vrijwilligers in aanmerking komen voor een gratis Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

De gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo vinden het belangrijk dat vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties veilig hun werk kunnen doen en dat vrijwilligersorganisaties een beleid hebben op het gebied van sociale veiligheid. Daarvoor hebben de vrijwilligerssteunpunten in de vier gemeenten een aantal instrumenten ontwikkeld. Die kunnen de vrijwilligersorganisaties helpen het beleid goed op te zetten. De gemeente ondersteunt dit initiatief met een vergoeding aan vrijwilligersorganisaties (onder voorwaarden) voor het aanvragen van Verklaringen Omtrent Gedrag.

Ben ik verzekerd als ik vrijwilligerswerk doe?

Voor vrijwilligers, mantelzorgers en maatschappelijke stagiairs heeft de gemeente een collectieve verzekering afgesloten. U bent hierdoor automatisch verzekerd tijdens uw vrijwilligerswerk als u een ongeluk krijgt of schade veroorzaakt. Brandweer- en politievrijwilligers kunnen hier geen gebruik van maken.

U meldt eerst de schade bij uw eigen verzekering of die van de (vrijwilligers)organisatie. Wordt uw aanvraag daar niet in behandeling genomen, dan kunt u een beroep doen op deze speciale verzekering van de gemeente.

Voor vrijwilligers
U kunt als vrijwilliger een schade melden als u:

  • onverplicht en onbetaald werk doet, dat vanuit Nederland wordt georganiseerd;
  • vrijwilligerswerk doet vanuit een gemeentelijke tegenprestatie;
  • vrijwilligerswerk doet voor anderen of de samenleving;
  • vrijwilligerswerk van maatschappelijk belang doet.

Voor maatschappelijke stagiairs
Een maatschappelijke stage, bijvoorbeeld bij een goede doelenorganisatie, museum of bibliotheek, is bedoeld voor jongeren in het voortgezet onderwijs. Jongeren zijn tijdens de maatschappelijke stage verzekerd voor alle onderdelen van de verzekeringspakketten.

Voor mantelzorgers
U kunt gebruikmaken van deze verzekering als u in de gemeente Heiloo woont en minimaal 8 uur per week intensieve mantelzorg verleent aan een chronisch zieke of gehandicapte partner, ouder, kind, vriend of buur. Werk in de hulpverlening beschouwen we niet als mantelzorg. Mantelzorgers kunnen schade melden die onder de ongevallenverzekering en eigendommenverzekering vallen.

Verzekeringspakketten
De verzekering van de gemeente bestaat uit verschillende pakketten:

  • Ongevallenverzekering voor vrijwilligers en mantelzorgers
  • Eigendommenverzekering voor vrijwilligers en mantelzorgers
  • Aansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers
  • Aansprakelijkheidsverzekering voor rechtspersonen
  • Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers
  • Verkeersaansprakelijkheidsverzekering voor rechtspersonen
  • Rechtsbijstandverzekering voor vrijwilligers

Meer informatie
In de folder Praktische informatie over de VNG Vrijwilligersverzekering leest u meer over deze verzekering.

Schadeformulier invullen
De organisatie waar u vrijwilliger bent (of waar je stage loopt) moet het schadeformulier Vrijwilligersverzekering invullen.
Als mantelzorger vult u zelf het schadeformulier Vrijwilligersverzekering in.

Het ingevulde formulier kunt u daarna opsturen naar:
Gemeente Uitgeest
Berty Noom
Financiële administratie
Postbus 1
1850 AA Heiloo

Hoe zit het met de belasting als ik vrijwilligerswerk doe?

Als u vrijwilligerswerk doet, krijgt u soms een vergoeding. Deze vergoeding is in de meerdere gevallen niet belast.
Meer informatie kunt u vinden op de site van de belastingdienst

Doet u vrijwilligerswerk voor een ANBI? Als u aan bepaalde voorwaarden voldoet, mag u een bedrag aftrekken als een gewone gift.

N.B. Als u een uitkering heeft en u ontvangt vergoedingen voor uw vrijwilligerswerk, heeft u niet alleen te maken met de Belastingdienst, maar ook met uw uitkerende instantie. Meer informatie kunt u krijgen van het UWV of van uw consulent bij de Dienst Sociale Zaken.

 

Mag ik vrijwilligerswerk doen naast mijn uitkering?

Heeft u een uitkering en wilt u vrijwilligerswerk gaan doen? Dat mag. Vrijwilligerswerk kan een goede manier zijn om werkervaring op te doen. Ook is het een manier om uw sociale contacten te onderhouden of om een zakelijk netwerk op te bouwen.

Heeft u een WW-uitkering? Dan heeft u toestemming van het UWV nodig voordat u met vrijwilligerswerk kunt beginnen. Uw vrijwilligerswerk mag uw kans op betaald werk namelijk niet verkleinen. Daarnaast beoordeelt het UWV of het werk dat u wilt gaan doen, ook echt vrijwilligerswerk is. Meer informatie vind u op de website van het UWV.

Heeft u een andere uitkering van het UWV? Kijk hier welke regels voor u gelden.

Heeft u een bijstandsuitkering van de gemeente Uitgeest? Neem dan contact op met uw consulent van de Dienst Sociale Zaken.

Wat is vrijwilligerswerk?

‘Werk dat in enig georganiseerd verband, onverplicht en onbetaald wordt verricht ten behoeve van anderen of de samenleving.’ Dat is de officiële definitie van vrijwilligerswerk.

Zoals uit de definitie blijkt, heeft vrijwilligerswerk een aantal kenmerken:

  • Het is onbetaald.
  • Het is niet verplicht.
  • Het komt ten goede van anderen of de samenleving.
  • Er is een zekere mate van organisatie.

Op zich heeft vrijwilligerswerk geen winstoogmerk, maar het kan wel binnen een winstgevende onderneming plaatsvinden. Sommige vrijwilligers werken immers bij betaalde voetbalorganisaties of grote zorginstellingen, zoals ziekenhuizen.

Belastingdienst en UWV
Volgens de belastingdienst is een vrijwilliger een persoon die niet beroepshalve en op vrijwillige basis werkzaamheden verricht. Dit doet deze persoon voor een organisatie of instelling die niet is onderworpen aan de vennootschapsbelasting of voor een sportorganisatie of voor een algemeen nut beogende instelling (ANBI), zonder dat hij daarvoor een reële arbeidsbeloning ontvangt.

In de Regeling vrijwilligerswerk in de WW die het UWV hanteert, is de definitie verder uitgebreid en aangescherpt.